چگونه تجزیه و تحلیل فرایند به موفقیت در تجارت کمک می کند

بسیاری از ما از یک فرآیند خاص ، چه به عنوان مشتری و چه به عنوان کارمند ، ناامید شده ایم.

شاید شما چیزی را تجربه کرده اید که بیش از حد انتظار طول می کشد ، جایی که مجبور بودید از طریق حلقه هایی که معنی ندارد ، پرش کنید ، یا جایی که می توانید به وضوح می توانید ببینید که این روند می تواند روانتر انجام شود.

تجزیه و تحلیل فرآیند اولین قدم برای بهتر کردن فرآیندها است. این به مشاغل کمک می کند تا ناکارآمدی را کشف کنند و برای بهبود امور تغییرات را برنامه ریزی کنند.

در این مقاله ، ما عمیق تر به آنچه تجزیه و تحلیل فرآیند تجارت دقیقاً چیست ، چرا برای تجارت شما مهم است ، علائم مشترک یک فرآیند نیاز به بهبود دارد و چگونه شروع به انجام این کار کنیم.

تجزیه و تحلیل فرآیند دقیقاً چیست؟

تجزیه و تحلیل فرآیند اولین قدم در یک روش گسترده تر به نام مدیریت فرآیند تجارت (BPM) است. BPM همه چیز در مورد شناسایی ناکارآمدی در فرآیندهای تجاری و اقدامات برای بهبود آنها است.

اما ، شما نمی توانید یک فرآیند را بدون درک اول بهبود بخشید. و این جایی است که تجزیه و تحلیل فرآیند وارد می شود.

تجزیه و تحلیل فرآیند شامل نقشه برداری از یک فرآیند فعلی و سپس شناسایی تنگناها یا افزونگی هایی است که باعث می شود این روند کمتر از مؤثر باشد.

تجزیه و تحلیل فرآیند به نفع کسب و کار شما چگونه است؟

تجزیه و تحلیل فرآیند - و نقش آن در بهینه سازی فرآیند - از 3 روش اصلی به نفع کسب و کار شما است:

• شناسایی ناکارآمدی. شناسایی ناکارآمدی اولین قدم برای کاهش آنها است. این که آیا این تأخیر در فرآیند ، تکثیر کار یا فرصت های اتوماسیون است ، تجزیه و تحلیل کل گردش کار شما را قادر می سازد تا جایی را که می توان پیشرفت هایی را انجام داد ، مشاهده کنید.

• کاهش هزینه ها. با کمال تعجب ، ناکارآمدی منجر به افزایش هزینه ها می شود. این هزینه ها ممکن است شامل مواردی مانند استفاده ضعیف از منابع انسانی یا کاهش سرعت به بازار باشد.

تجزیه و تحلیل فرآیند به شما کمک می کند تا مناطق بالقوه صرفه جویی در هزینه را مشاهده کنید. در حقیقت ، 46 ٪ از مشاغل معتقدند که مدیریت فرایند مؤثر پتانسیل کاهش هزینه ها را دارد.

• بهبود تعامل کارمندان. فرآیندهای زیر بهینه باعث ناامیدی برای کارمندان می شوند. اگر یک فرآیند پیچیده یا ناچیز باشد ، می تواند بهره وری را کاهش دهد که برای اعضای تیم تحریک کننده است که می توانند راهی بهتر را ببینند.

به علاوه ، کارهای تکراری و دستی می توانند انگیزه را کاهش دهند. شناسایی راه حل های نرم افزاری برای این کارها به ایجاد کار هدفمندتری برای کارمندان کمک می کند که منجر به افزایش تعامل می شود.

چه زمانی باید تجزیه و تحلیل فرآیند را انجام دهید؟

برای اینکه فرآیندهای خود به خوبی اجرا شوند، ارزش آن را دارد که تجزیه و تحلیل فرآیند را به طور منظم انجام دهید. این همچنین فرآیندهای شما را با هر گونه تغییر در کسب و کار شما یا بازار گسترده تر هماهنگ می کند.

با این حال، برای انجام تجزیه و تحلیل فرآیند، لازم نیست تا بررسی سالانه خود صبر کنید. اگر فرآیندی را شناسایی کنید که ناکارآمد به نظر می رسد، انجام یک تحلیل موقت نیز ایده عاقلانه ای است.

برخی از نشانه هایی که نشان می دهد فرآیندی برای بررسی آماده است:

• برای کاری که درگیر است بیشتر از حد انتظار طول می کشد
• بازخورد کارمندان حاکی از آن است که فرآیندی کمتر از حد مطلوب است
• بازخورد کنترل کیفیت یا مشتریان نشان می دهد که کیفیت خروجی انتظارات را برآورده نمی کند
• به نظر می رسد این فرآیند برای کارهایی که شامل آن می شود منابع فشرده ای باشد
• هزینه های مرتبط با فرآیند بالاتر از حد انتظار است و بر بازگشت سرمایه تأثیر می گذارد

البته، اینها فقط نشانه ای از این است که ممکن است چیزی در فرآیند شما اشتباه باشد.

عوامل دیگری نیز وجود دارند که می توانند همین علائم را ایجاد کنند. تا زمانی که یک تجزیه و تحلیل کامل انجام ندهید، واقعاً نمی دانید که آیا فرآیند شما ناکارآمد است یا خیر.

5 مرحله اصلی در تجزیه و تحلیل فرآیند

در اینجا 5 مرحله برای انجام تجزیه و تحلیل فرآیند وجود دارد:

1. تعیین کنید که کدام فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید

اولین مرحله در تجزیه و تحلیل فرآیند، تصمیم گیری برای تجزیه و تحلیل فرآیند است.

برای بررسی های معمول، می توانید فرآیندهایی را انتخاب کنید که به طور مکرر در سرتاسر کسب وکار اجرا می شوند، مانند شیوه های استخدام، پذیرش کارکنان، یا شروع پروژه. یا فرآیند تأیید مالی مانند ادعای هزینه ها یا مدیریت سفارشات خرید.

یا ممکن است تصمیم بگیرید که یک فرآیند تازه اجرا شده را تجزیه و تحلیل کنید تا بررسی کنید که چقدر خوب کار می کند. یا فرآیندی که می دانید تأثیر تجاری قابل توجهی دارد.

یا، البته، ممکن است یکی از علائمی را که در بالا توضیح دادیم دریافت کرده باشید و تصمیم گرفته باشید که بررسی فرآیند موقت معقول باشد.

2. اطلاعات مربوط به فرآیند را جمع آوری کنید

هنگامی که فرآیندی را برای تجزیه و تحلیل انتخاب کردید، باید تا آنجا که ممکن است اطلاعات بیشتری در مورد نحوه اجرای فرآیند در حال حاضر جمع آوری کنید.

این ممکن است از طریق مستندات - مانند رویه های عملیاتی یا دستورالعمل های کیفی - یا از طریق مصاحبه با افرادی که کار را انجام می دهند و مدیران آنها انجام شود.

اگر می توانید، ارزش این را دارد که روند فعلی را در عمل مشاهده کنید تا بتوانید ببینید که چگونه همه مراحل با هم هماهنگ می شوند و چگونه کار بین تیم ها یا بخش ها انجام می شود.

در این مرحله کوتاهی نکنیدارزش این را دارد که برای بررسی کامل نحوه عملکرد فرآیند وقت بگذارید، بنابراین وقتی به مرحله بعدی می روید کاملاً در مورد آن واضح باشید.

3. روند موجود را ترسیم کنید

مرحله سوم شامل نقشه برداری از روند فعلی یا "as-is" است. این یک مرحله مهم است زیرا به ذینفعان اجازه می دهد تا آنچه را که روند فردی در عمل به نظر می رسد ، تجسم کنند.

با در نظر گرفتن تمام اطلاعات جمع آوری شده ، باید آن را سازماندهی کرده و آن را به روشی منطقی و ساختاری ارائه دهید.

روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد ، از جمله نمودارهای ساده روند کار ، نقشه برداری فرآیند تجارت و نمودارهای گردش کار ، نمودارهای شنا و SIPOC.

SIPOC مخفف: تأمین کنندگان ، ورودی ها ، فرایندها ، خروجی ها و مشتریان است. این با تکنیک های دیگر متفاوت است زیرا مراحل مراحل را به ترتیب هنگام وقوع آنها ترتیب نمی دهد. در عوض ، بر روی هر یک از این 5 عنصر فرآیند به طور جداگانه تمرکز دارد.

پس از اتمام نقشه برداری فرآیند ، ممکن است چیزی شبیه به نمودار جریان زیر باشد:

4- فرایند را تجزیه و تحلیل کنید

در این مرحله ، شما احتمالاً ایده خوبی دارید که روند موجود ممکن است ناکارآمدی ها را پنهان کند. این فرصت شما برای بررسی عملکرد فرآیند بیشتر با استفاده از سؤالات ساده ، مانند:

• کدام مراحل در این فرآیند بیشترین تأثیر را دارد؟چگونه می توانیم آن مراحل را بهبود بخشیم؟
• کدام مراحل به دیگران بستگی دارد؟آیا این وابستگی روند را کند می کند؟آیا می توان آن را حذف یا اصلاح کرد؟
• آیا هر یک از این مراحل غیر ضروری است؟
• تأخیرهای غیر منتظره در این روند کجا وجود دارد؟چه عواملی باعث تأخیرها می شود؟
• آیا می توان با استفاده از منابع یا فناوری اضافی ، مراحل ساده ای را انجام داد؟
• نیاز منابع در طول فرآیند چیست؟آیا مطابق انتظارات است؟

این مرحله را به تنهایی انجام ندهید. در تجزیه و تحلیل مهم است که ذینفعان - از جمله دارندگان نقش که نزدیک به کارهایی هستند که انجام می دهند - درگیر شوند.

5- پیشرفت های احتمالی را شناسایی کنید

مرحله نهایی تجزیه و تحلیل فرآیند شناسایی پیشرفت های احتمالی است که می تواند در این فرآیند انجام شود.

با استفاده از هر آنچه را که در مرحله تجزیه و تحلیل آموخته اید ، می توانید مناطقی را که می توانند برای آینده تصفیه شوند ، مشاهده کنید. آنچه در این زمینه ها وجود دارد - و چگونه باید آنها را تغییر دهید - برای اهداف تجاری و سازمانی شما بی نظیر خواهد بود.

به یاد داشته باشید که ، در این مرحله ، پیشرفت ها فرضی هستند. شما باید آنها را عملی کنید و آنها را رصد کنید تا واقعاً ببینید که آیا آنها تغییراتی را که امیدوار هستید ، انجام می دهند یا خیر.

تا این مرحله - در این مرحله شما از تجزیه و تحلیل به سمت پیشرفت حرکت می کنید و به چرخه مدیریت گسترده تر فرایند تجارت در مرحله طراحی می پیوندید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد چرخه عمر وسیع تر فرایند تجارت ، مقاله ما را در مورد مدیریت فرآیند تجارت بررسی کنید.

نحوه تجزیه و تحلیل و بهبود فرآیندهای خود با monday.com

Monday.com Work OS یک پلتفرم دیجیتال کاملاً قابل تنظیم با بلوک های ساختمانی است که به شما کمک می کند فرآیندهایی را ایجاد کنید که مناسب شما و کسب وکارتان باشد.

با monday.com، تجسم نحوه انجام کار آسان است.

الگوی مدیریت فرآیند ما به وضوح مراحل فرآیند، محل گیرکردن وظایف و مدت زمانی که کارها باید طول بکشد را نشان می دهد.

به علاوه، واگذاری مالکیت آسان است، بنابراین می دانید در صورت نیاز به بهبود، با چه کسی صحبت کنید.

monday.com همچنین دارای مجموعه کاملی از تجزیه و تحلیل و گزارش داده است که هنگام تجزیه و تحلیل فرآیندها بسیار مهم است.

تجزیه و تحلیل فرآیند بهینه سازی را ممکن می کند و ROI را بهبود می بخشد

اگر فرآیندی کمتر از حد مطلوب در کسب و کار خود دارید، احتمالاً از آن آگاه هستید.

ممکن است از کارمندان ناامید بازخورد دریافت کرده باشید، یا شاید معیارهای شما به سمتی گرایش داشته باشد که نمی خواهید آن ها به سمت آن حرکت کنند.

تجزیه و تحلیل فرآیند اولین گام در شناسایی ناکارآمدی فرآیندها و اولین گام در بهبود آنها است.