نحوه تهیه یک برنامه مدیریت ریسک

مدیر پروژه

یک برنامه مدیریت ریسک کامل را مستقر کنید. انقلابی در نحوه مدیریت پروژه های خود با ProjectManager. با نرم افزار PM خودکار برنامه ریزی ، پیگیری و گزارش دهید.

شما آنها را شناسایی می کنید ، آنها را ضبط می کنید ، آنها را رصد می کنید و برای آنها برنامه ریزی می کنید: خطرات بخشی ذاتی از هر پروژه است. برخی از خطرات پروژه موظفند به حوزه های مشکل تبدیل شوند - مانند اجرای یک پروژه در طول تعطیلات و مجبور به برنامه ریزی جدول زمانی پروژه در اطراف آنها. اما خطرات زیادی در هر پروژه معین وجود دارد که بدون ارزیابی ریسک و استراتژی های کاهش ریسک ، می تواند به عنوان شگفتی های ناخواسته برای شما و تیم مدیریت پروژه شما ایجاد شود.

این جایی است که یک برنامه مدیریت ریسک وارد می شود - برای کمک به کاهش خطرات قبل از ایجاد مشکل. اما اول ، مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک چیست؟

مدیریت ریسک بازوی مدیریت پروژه است که به مدیریت خطرات بالقوه پروژه می پردازد. مدیریت خطرات شما مطمئناً یکی از مهمترین جنبه های مدیریت پروژه است.

فرایند مدیریت ریسک این مراحل اصلی را دارد:

• شناسایی ریسک: اولین قدم برای مدیریت خطرات پروژه ، شناسایی آنها است. برای برآورد کلیه خطرات احتمالی که می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد ، باید از منابع داده مانند اطلاعات پروژه های گذشته یا نظرات کارشناسان موضوع استفاده کنید.
• ارزیابی ریسک: هنگامی که خطرات پروژه خود را مشخص کردید ، باید با نگاه به احتمال و سطح تأثیر آنها ، آنها را در اولویت قرار دهید.
• کاهش خطر: اکنون زمان آن رسیده است که یک برنامه احتمالی با اقدامات کاهش ریسک برای مدیریت خطرات پروژه خود ایجاد کنید. شما همچنین باید تعریف کنید که اعضای تیم صاحبان ریسک خواهند بود ، مسئول نظارت و کنترل خطرات.
• نظارت بر ریسک: خطرات باید در طول چرخه عمر پروژه کنترل شوند تا بتوانند کنترل شوند.

اگر یک خطری که آستانه شما را تصویب کرده است ، شرایط آن را برآورده کند ، می تواند کل پروژه شما را به خطر بیندازد. معمولاً فقط یک خطر در هر پروژه وجود ندارد. دسته های ریسک زیادی وجود دارد که نیاز به ارزیابی و بحث با ذینفعان شما دارند.

به همین دلیل مدیریت ریسک باید هم یک فرایند فعال و هم واکنشی باشد که در طول چرخه عمر پروژه ثابت باشد. حال بگذارید تعریف کنیم که یک برنامه مدیریت ریسک چیست.

برنامه مدیریت ریسک چیست؟

یک برنامه مدیریت ریسک نحوه اجرای روند مدیریت ریسک پروژه شما را مشخص می کند. این شامل وجوه ، ابزارها و رویکردهایی است که برای انجام فعالیت های شناسایی ، ارزیابی ، کاهش و نظارت بر ریسک استفاده می شود.

یک برنامه مدیریت ریسک معمولاً شامل موارد زیر است:

• روش شناسی: ابزارها و رویکردهایی را که برای انجام فعالیتهای مدیریت ریسک مانند ارزیابی ریسک ، تجزیه و تحلیل ریسک و استراتژی های کاهش ریسک استفاده می شود ، تعریف کنید.
• ثبت ریسک: ثبت ریسک نمودار است که می توانید تمام اطلاعات شناسایی ریسک پروژه خود را مستند کنید.
• ساختار شکست خطر: این نمودار است که به شما امکان می دهد دسته های ریسک و ساختار سلسله مراتبی خطرات پروژه را شناسایی کنید.
• ماتریس ارزیابی ریسک: یک ماتریس ارزیابی ریسک به شما امکان می دهد احتمال و تأثیر خطرات پروژه را تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید آنها را در اولویت قرار دهید.
• برنامه پاسخ به ریسک: یک برنامه پاسخ به ریسک یک سند مدیریت پروژه است که استراتژی های کاهش ریسک را که برای مدیریت خطرات پروژه شما استفاده می شود ، توضیح می دهد.
• نقش ها و مسئولیت ها: اعضای تیم مدیریت ریسک به عنوان صاحبان ریسک مسئولیت دارند. آنها نیاز به نظارت بر خطرات پروژه و نظارت بر اقدامات پاسخ به ریسک خود دارند.
• بودجه: بخشی داشته باشید که بودجه لازم برای انجام فعالیت های مدیریت ریسک خود را شناسایی کنید.
• زمان بندی: بخشی را برای تعریف برنامه فعالیت های مدیریت ریسک درج کنید.

نحوه تهیه یک برنامه مدیریت ریسک

برای هر پروژه طراحی و توسعه وب ، پروژه ساخت و ساز یا طراحی محصول ، خطرات وجود خواهد داشت. این واقعاً فقط ماهیت مدیریت پروژه است. اما به همین دلیل همیشه بهتر است با تهیه یک برنامه مدیریت ریسک ، تا حد امکان از آنها پیش بروید. مراحل تهیه یک برنامه مدیریت ریسک در زیر آمده است.

1. شناسایی ریسک

شناسایی ریسک در ابتدای مرحله برنامه ریزی پروژه و همچنین در طول چرخه عمر پروژه رخ می دهد. در حالی که بسیاری از خطرات "خطرات شناخته شده" در نظر گرفته می شوند ، برخی دیگر ممکن است برای کشف آنها نیاز به تحقیقات اضافی داشته باشند.

شما می توانید یک ساختار شکست ریسک ایجاد کنید تا تمام خطرات پروژه خود را شناسایی کرده و آنها را در دسته های ریسک طبقه بندی کنید. شما می توانید این کار را با مصاحبه با کلیه ذینفعان پروژه و کارشناسان صنعت انجام دهید. بسیاری از خطرات پروژه را می توان به دسته های ریسک ، مانند فنی یا سازمانی تقسیم کرد و توسط زیر گروه های خاص مانند فناوری ، رابط ها ، عملکرد ، لجستیک ، بودجه و غیره ذکر شده است. علاوه بر این ، یک ریسک ایجاد کنید که می توانید با همه خود به اشتراک بگذاریدمصاحبه شده برای یک مکان متمرکز از کلیه خطرات شناخته شده که در مرحله شناسایی نشان داده شده است.

شما می توانید به راحتی با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین یک ثبت ریسک برای پروژه خود ایجاد کنید. به عنوان مثال، از نمای لیست در ProjectManager استفاده کنید تا تمام خطرات پروژه را به تصویر بکشید، سطح اولویت آنها را اضافه کنید و به یک عضو تیم اختصاص دهید تا آنها را شناسایی و حل کند. بهتر از برنامه های فهرست کارها، می توانید فایل ها، برچسب ها و نظارت بر پیشرفت را ضمیمه کنید. درصد کامل را دنبال کنید و حتی خطرات خود را از منوی پروژه مشاهده کنید. با ثبت نام برای یک دوره آزمایشی رایگان از ProjectManager، از خطرات ناشی از منحرف شدن پروژه خود جلوگیری کنید.

خطرات را در لیست ما، کانبان، گانت یا نمای صفحه ردیابی کنید و مسیر را دنبال کنید. بیشتر بدانید

2. ارزیابی ریسک

در این مرحله بعدی، تأثیر کمی و کیفی ریسک را بررسی می کنید - مانند احتمال وقوع ریسک در مقابل تأثیری که روی پروژه شما می گذارد - و آن را در یک ماتریس ارزیابی ریسک ترسیم می کنید.

ابتدا، این کار را با اختصاص دادن امتیاز احتمال ریسک از احتمال کم به احتمال زیاد انجام خواهید داد. سپس، تأثیر ریسک خود را از کم به متوسط و زیاد ترسیم می کنید و به هر کدام امتیازی اختصاص می دهید. این به شما ایده می دهد که چقدر احتمال دارد خطر بر موفقیت پروژه تأثیر بگذارد و همچنین واکنش فوری چقدر باید باشد.

برای اینکه درک ماتریس ارزیابی ریسک برای همه اعضای تیم مدیریت ریسک و ذینفعان پروژه کارآمد باشد، با ضرب کردن امتیاز سطح تاثیر خود در امتیاز احتمال ریسک، یک امتیاز کلی ریسک تعیین کنید. می توانید با الگوی ارزیابی ریسک رایگان ما شروع کنید.

3. یک طرح واکنش به ریسک ایجاد کنید

پاسخ به ریسک، برنامه عملیاتی است که برای کاهش خطرات پروژه در زمان وقوع آنها اتخاذ می شود. طرح پاسخ به ریسک شامل استراتژی های کاهش ریسک است که شما برای کاهش تاثیر ریسک ها در پروژه خود اجرا خواهید کرد. انجام این کار معمولاً با هزینه ای همراه است - به هزینه زمان یا بودجه شما. بنابراین، قبل از ایجاد برنامه مدیریت ریسک، باید زمان و پول خود را برای نیازهای مدیریت ریسک خود اختصاص دهید.

4. تخصیص صاحبان ریسک

علاوه بر این، شما همچنین می خواهید یک مالک ریسک برای هر ریسک پروژه اختصاص دهید. آن دسته از اعضای تیم مدیریت ریسک که صاحب ریسک هستند مسئول نظارت بر ریسک هایی هستند که به آنها اختصاص داده می شود و در صورت نیاز بر اجرای پاسخ به ریسک نظارت می کنند.

علاوه بر این، شما همچنین می خواهید یک مالک ریسک برای هر ریسک پروژه اختصاص دهید. آن دسته از اعضای تیم مدیریت ریسک که صاحب ریسک هستند مسئول نظارت بر ریسک هایی هستند که به آنها اختصاص داده می شود و در صورت نیاز بر اجرای پاسخ به ریسک نظارت می کنند.

هنگامی که ثبت ریسک و ماتریس ارزیابی ریسک خود را ایجاد می کنید، صاحبان ریسک را فهرست کنید، به این ترتیب هیچ کس در مورد اینکه چه کسی نیاز به اجرای استراتژی های پاسخ به ریسک پس از وقوع خطرات پروژه دارد، سردرگم نمی شود و هر صاحب ریسک می تواند اقدام فوری انجام دهد.

مطمئن شوید که پاسخ ریسک دقیق برای هر ریسک پروژه را با یک ثبت ریسک ثبت کنید و طرح پاسخ به ریسک خود را قبل از اجرا توسط همه ذینفعان تایید کنید. به این ترتیب می توانید سابقه ای از موضوع و حل و فصل آن را پس از نهایی شدن کل پروژه بررسی کنید.

5. محرک های خود را درک کنید

این می تواند با یا بدون خطری که قبلاً بر پروژه شما تأثیر گذاشته است رخ دهد - به ویژه در طول مراحل عطف پروژه به عنوان ابزاری برای بررسی پیشرفت پروژه. در صورت وجود، طبقه بندی مجدد ریسک های موجود را در نظر بگیرید.

حتی اگر این محرک ها برآورده نشده باشند، بهتر است با پیشرفت پروژه یک طرح پشتیبان تهیه کنید - شاید شرایط برای یک ریسک خاص پس از رسیدن به نقطه خاصی در پروژه وجود نداشته باشد.

6. یک برنامه پشتیبان تهیه کنید

ثبت ریسک و ماتریس ارزیابی ریسک خود را یک سند زنده در نظر بگیرید. ریسک های پروژه شما می توانند در هر مرحله از پروژه شما در طبقه بندی تغییر کنند، و به همین دلیل، مهم است که یک طرح احتمالی را به عنوان بخشی از فرآیند خود ارائه دهید.

برنامه ریزی اضطراری شامل کشف ریسک های جدید در طول مراحل عطف پروژه و ارزیابی مجدد ریسک های موجود برای مشاهده اینکه آیا شرایطی برای آن ریسک ها برآورده شده است یا خیر. هر گونه طبقه بندی مجدد یک ریسک به معنای تنظیم برنامه احتمالی شما فقط کمی است.

7. آستانه ریسک خود را اندازه گیری کنید

اندازه گیری آستانه ریسک شما تماماً در مورد کشف ریسک بسیار بالا و مشورت با ذینفعان پروژه است تا در نظر بگیرید که آیا ادامه پروژه ارزشش را دارد یا نه - چه از نظر زمان، چه از نظر پول یا دامنه.

در اینجا آستانه ریسک معمولاً تعیین می شود: ریسک های خود را در نظر بگیرید که دارای امتیاز «بسیار بالا» یا بیش از چند امتیاز «بالا» هستند، و با تیم رهبری خود و ذینفعان پروژه مشورت کنید تا تعیین کنید که آیا خود پروژه ممکن است در آن باشد یا خیر. خطر شکستریسک های پروژه که نیاز به مشاوره اضافی دارند، ریسک هایی هستند که از آستانه ریسک عبور کرده اند.

برای اینکه ریسک را به دقت زیر نظر داشته باشید، زیرا آنها مسائلی را در پروژه شما ایجاد می کنند، از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید. ProjectManager دارای داشبوردهای بلادرنگ است که در ابزار ما تعبیه شده است، برخلاف سایر نرم افزارها که باید خودتان آنها را بسازید. ما به طور خودکار سلامت پروژه شما را محاسبه می کنیم و بررسی می کنیم که آیا به موقع هستید یا عقب مانده اید. دیدی سطح بالا از میزان هزینه، پیشرفت و موارد دیگر داشته باشید. هرچه سریعتر خطر را شناسایی کنید، سریعتر می توانید آن را حل کنید.

بهترین روش ها برای حفظ برنامه مدیریت ریسک

طرح های مدیریت ریسک تنها از چند جهت با شکست مواجه می شوند: به طور تدریجی به دلیل بودجه ناکافی، از طریق خطاهای مدل سازی یا نادیده گرفتن ریسک های شما.

برنامه مدیریت ریسک شما برنامه ای است که به طور مداوم در طول چرخه عمر پروژه، از ابتدا تا انتها، در حال تغییر است. بنابراین بهترین روش ها تمرکز بر مرحله نظارت بر برنامه مدیریت ریسک است. به ارزیابی و ارزیابی مجدد ریسک ها و امتیازات آنها ادامه دهید و در هر نقطه عطف پروژه به خطرات رسیدگی کنید.

داشبوردهای پروژه و سایر ویژگی های ردیابی ریسک می توانند در حفظ برنامه مدیریت ریسک شما نجات دهند. ویدئوی زیر را تماشا کنید تا متوجه شوید که داشبوردهای مدیریت پروژه، داده های زنده و گزارش های پروژه چقدر می توانند برای حفظ پروژه ها در مسیر و بودجه شما مهم باشند.

علاوه بر پایش معمول ریسک، در هر نقطه عطف، دور دیگری از مصاحبه ها را با همان چک لیستی که در ابتدای پروژه استفاده می کردید، انجام دهید و با سهامداران پروژه، اعضای تیم مدیریت ریسک، مشتریان (در صورت وجود) و کارشناسان صنعت مصاحبه مجدد انجام دهید..

پاسخ های آن ها را ثبت کنید، در صورت لزوم ثبت ریسک و ماتریس ارزیابی ریسک خود را تنظیم کنید و همه به روزرسانی های مربوطه برنامه مدیریت ریسک خود را به سهامداران کلیدی پروژه گزارش دهید. این فرآیند و سطح شفافیت به شما کمک می کند تا ریسک های جدیدی را شناسایی کنید که باید ارزیابی شوند و اگر خطرات قبلی منقضی شده اند، به شما اطلاع می دهند.

چگونه ProjectManager می تواند به برنامه مدیریت ریسک شما کمک کند

یک برنامه مدیریت ریسک فقط به اندازه ویژگی های مدیریت ریسک است که باید آنها را اجرا و پیگیری کنید. ProjectManager یک نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه است که به شما امکان می دهد خطرات را مستقیماً در منوی پروژه مشاهده کنید. شما می توانید خطرات را به عنوان باز یا بسته برچسب گذاری کنید و حتی یک ماتریس ریسک را مستقیماً در نرم افزار ایجاد کنید. ریسک ها را مشاهده می کنید و می توانید آن ها را در زمان واقعی ردیابی کنید، تاریخچه ریسک را به اشتراک بگذارید و مشاهده کنید.

ردیابی و نظارت بر خطرات در زمان واقعی

مدیریت ریسک فقط شروع است. شما همچنین باید ریسک را رصد کنید و آن را از جایی که برای اولین بار آن را شناسایی کرده اید ، ردیابی کنید. داشبورد در زمان واقعی نمای سطح بالایی از لغزش ، بار کار ، هزینه و موارد دیگر را به شما می دهد. گزارش های قابل تنظیم را می توان با ذینفعان به اشتراک گذاشته و فیلتر کرد تا فقط آنچه را که باید ببینند نشان دهند. ردیابی ریسک هرگز ساده تر نبوده است.

خطرات بدون توجه به پروژه اتفاق می افتد. اما اگر ابزارهای مناسبی برای حرکت بهتر در فرایند برنامه ریزی مدیریت ریسک دارید ، می توانید خطاها را بهتر کاهش دهید. ProjectManager نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که در زمان واقعی به روز می شود و آخرین اطلاعات را در مورد خطرات ، مسائل و تغییرات خود به شما می دهد. یک آزمایش 30 روزه رایگان را شروع کرده و مدیریت بهتر خطرات خود را شروع کنید.< Pan> مدیریت ریسک فقط شروع است. شما همچنین باید ریسک را رصد کنید و آن را از جایی که برای اولین بار آن را شناسایی کرده اید ، ردیابی کنید. داشبورد در زمان واقعی نمای سطح بالایی از لغزش ، بار کار ، هزینه و موارد دیگر را به شما می دهد. گزارش های قابل تنظیم را می توان با ذینفعان به اشتراک گذاشته و فیلتر کرد تا فقط آنچه را که باید ببینند نشان دهند. ردیابی ریسک هرگز ساده تر نبوده است.