مسئولیت ها و ساختارهای هیئت مدیره - سؤالات متداول

BoardSource بیش از 30 سال است که سؤالات مربوط به مدیریت را که توسط رهبران غیرانتفاعی مطرح شده است ، زمینه می کند. در اینجا پاسخ به سؤالاتی که بیشتر در مورد مسئولیت ها و ساختارهای هیئت مدیره مطرح می شود ، آورده شده است.

مسئولیت های اساسی تابلوهای غیرانتفاعی چیست؟

تعیین مأموریت و هدف.

این وظیفه هیئت مدیره است که بیانیه ای از مأموریت و هدف را ایجاد و بررسی کند که اهداف ، وسایل و نمایندگان اصلی سازمان را بیان می کند.

مدیر اجرایی را انتخاب کنید.

هیئت ها باید در مورد مسئولیت های رئیس اجرایی به اجماع برسند و یک جستجوی دقیق برای یافتن واجد شرایط ترین فرد برای موقعیت انجام دهند.

پشتیبانی و ارزیابی رئیس اجرایی.

هیئت مدیره باید اطمینان حاصل کند که رئیس اجرایی از پشتیبانی اخلاقی و حرفه ای مورد نیاز برای پیشرفت اهداف سازمان برخوردار است.

از برنامه ریزی مؤثر اطمینان حاصل کنید.

هیئت ها باید به طور فعال در یک فرآیند برنامه ریزی کلی شرکت کنند و در اجرای و نظارت بر اهداف طرح کمک کنند.

نظارت و تقویت برنامه ها و خدمات.

وظیفه هیئت مدیره تعیین اینکه کدام برنامه ها با رسالت سازمان سازگار است و نظارت بر اثربخشی آنها است.

از منابع مالی کافی اطمینان حاصل کنید.

یکی از مهمترین مسئولیت های هیئت مدیره تأمین منابع کافی برای سازمان برای انجام مأموریت خود است.

از دارایی ها محافظت کنید و نظارت مالی مناسب را ارائه دهید.

هیئت مدیره باید در تهیه بودجه سالانه و اطمینان از عملکرد مناسب مالی کمک کند.

یک تخته صالح بسازید.

همه هیئت ها وظیفه دارند پیش نیازها را برای نامزدها ، اعضای جدید جهت گیری و ارزیابی دوره ای و جامع عملکرد خودشان بیان کنند.

اطمینان از یکپارچگی قانونی و اخلاقی.

هیئت مدیره در نهایت مسئولیت پیروی از استانداردهای حقوقی و هنجارهای اخلاقی است.

جایگاه عمومی سازمان را تقویت کنید.

هیئت مدیره باید رسالت ، دستاوردها و اهداف سازمان را به وضوح بیان کند و از طریق وکالت حمایت از جامعه را از جامعه حمایت کند.

مسئولیت های قانونی اعضای هیئت مدیره غیرانتفاعی چیست؟

اعضای هیئت مدیره غیرانتفاعی مسئولیت قانونی برای انجام وظیفه مراقبت ، وظیفه وفاداری و وظیفه اطاعت دارند. براساس اصول تثبیت شده از قانون شرکت های غیرانتفاعی ، یک عضو هیئت مدیره باید در انجام مسئولیت های خود نسبت به سازمان ، استانداردهای خاصی از رفتار و توجه را رعایت کند. چندین ایالت اساسنامه ای را اتخاذ کرده اند که برخی از این وظایف را که در دادگاه استفاده می شود برای تعیین اینکه آیا یک عضو هیئت مدیره به طور نادرست عمل کرده است ، اتخاذ می کنند. این استانداردها معمولاً به عنوان وظیفه مراقبت ، وظیفه وفاداری و وظیفه اطاعت توصیف می شوند.

وظیفه مراقبت

وظیفه مراقبت میزان صلاحیت را که از یک عضو هیئت مدیره انتظار می رود ، توصیف می کند و معمولاً به عنوان وظیفه "مراقبت از اینکه یک فرد معمولاً محتاط در موقعیتی مشابه و تحت شرایط مشابه اعمال می شود ، بیان می شود. این بدان معناست که یک عضو هیئت مدیره وظیفه دارد هنگام تصمیم گیری به عنوان مباشر سازمان ، مراقبت های معقول انجام دهد.

وظیفه وفاداری

وظیفه وفاداری معیار وفاداری است. یک عضو هیئت مدیره باید هنگام تصمیم گیری در سازمان ، بیعت و بیعت کند. این بدان معناست که یک عضو هیئت مدیره هرگز نمی تواند از اطلاعاتی که به عنوان عضو برای منافع شخصی بدست آمده استفاده کند ، اما باید به نفع سازمان عمل کند.

وظیفه اطاعت

وظیفه اطاعت اعضای هیئت مدیره را ملزم به وفاداری به مأموریت سازمان می کند. آنها مجاز به عمل به روشی نیستند که با اهداف اصلی سازمان مغایرت داشته باشد. مبنایی برای این قاعده در اعتماد عموم مردم نهفته است که این سازمان برای تحقق مأموریت سازمان ، بودجه اهدا شده را مدیریت خواهد کرد. این وظیفه همچنین اعضای هیئت مدیره را ملزم به پیروی از قانون و قوانین و مقررات داخلی سازمان می کند.

مسئولیت اعضای هیئت مدیره انفرادی چیست؟

• در کلیه جلسات و کارکردها و کارکردها ، مانند رویدادهای ویژه شرکت کنید.
• در مورد مأموریت ، خدمات ، سیاست ها و برنامه های سازمان آگاه باشید.
• دستور کار و مطالب پشتیبانی را قبل از جلسات هیئت مدیره و کمیته بررسی کنید.
• در کمیته ها یا نیروهای وظیفه خدمت کنید و پیشنهاد دهید تکالیف ویژه ای را انجام دهید.
• سهم مالی شخصی در سازمان ایجاد کنید.

• دیگران را در مورد سازمان مطلع کنید. مدافع سازمان.
• نامزدهای احتمالی را به هیئت مدیره پیشنهاد دهید که می توانند در کار هیئت مدیره و سازمان کمک های مهمی داشته باشند.
• در زمینه تحولات در زمینه سازمان به روز باشید.
• سیاست های منافع منافع و محرمانه بودن را دنبال کنید.
• از درخواست های ویژه کارکنان خودداری کنید.
• به هیئت مدیره در انجام مسئولیت های وفاداری خود ، مانند بررسی صورتهای مالی سازمان کمک کنید.

خصوصیات شخصی در نظر گرفتن

• توانایی گوش دادن ، تجزیه و تحلیل ، فکر کردن به روشنی و خلاقانه ، و به خوبی با افراد به صورت جداگانه و در یک گروه کار می کنید.
• تمایل به آماده سازی و شرکت در جلسات هیئت مدیره و کمیته ، سؤال کردن ، مسئولیت پذیری و پیروی از یک تکلیف معین ، کمک به منابع شخصی و مالی به روشی سخاوتمندانه با توجه به شرایط ، درهای باز در جامعه ، دفاع از سازمان و ارزیابیخود
• علاقه به توسعه مهارت های خاصی که ممکن است شما نداشته باشید ، مانند پرورش و درخواست وجوه ، پرورش و استخدام اعضای هیئت مدیره و سایر داوطلبان ، خواندن و درک صورتهای مالی و کسب اطلاعات بیشتر در مورد حوزه برنامه اساسی سازمان.
• داشتن صداقت ، حساسیت به و تحمل دیدگاههای مختلف ، مهارت های جامعه سازی ، یکپارچگی شخصی و احساس ارزش ها و نگرانی از پیشرفت غیرانتفاعی شما.

مسئولیت صندلی هیئت مدیره چیست؟

• جلسات نظارت بر هیئت مدیره و کمیته اجرایی.
• برای اطمینان از انجام قطعنامه های هیئت مدیره ، با همکاری رئیس اجرایی کار کنید.
• در صورت لزوم با جلسات ویژه تماس بگیرید.
• تمام صندلی های کمیته را منصوب کنید و با رئیس اجرایی ، توصیه کنید چه کسی در کمیته ها خدمت می کند.
• به مدیر اجرایی در تهیه برنامه های جلسه هیئت مدیره کمک کنید.
• به مدیر اجرایی در انجام جهت گیری اعضای هیئت مدیره جدید کمک کنید.

• نظارت بر جستجوهای مدیرعامل جدید.
• ارزیابی عملکرد سالانه مدیر اجرایی را هماهنگ کنید.
• برای جذب اعضای جدید هیئت مدیره با کمیته حاکمیت همکاری کنید.
• به عنوان سخنگوی متناوب سازمان عمل کنید.
• بطور دوره ای با اعضای هیئت مدیره در مورد نقش خود مشورت کنید و به آنها در ارزیابی عملکرد آنها کمک کنید.

مسئولیت های دبیر هیئت مدیره چیست؟

• در تمام جلسات هیئت مدیره شرکت کنید.
• در صورت وجود در کمیته اجرایی خدمت کنید.
• از ایمنی و صحت کلیه سوابق هیئت مدیره اطمینان حاصل کنید.
• در صورت اختصاص این کار به یک کارمند ، دقایقی جلسات هیئت مدیره یا دقایقی را مرور کنید.

• مسئولیت صندلی را در صورت عدم حضور صندلی هیئت مدیره ، صندلی منتخب و نایب رئیس بر عهده بگیرید.
• در صورت نیاز به چنین اطلاعیه ای ، جلسات هیئت مدیره و/یا کمیته را اعلام کنید.

مسئولیت های خزانه دار هیئت مدیره چیست؟

• در تمام جلسات هیئت مدیره شرکت کنید.
• حسابداری مالی را برای سازمان های غیرانتفاعی درک کنید.
• به عنوان رئیس کمیته امور مالی خدمت کنید.
• با کمیته مالی ، بررسی و اقدامات مربوط به مسئولیت های مالی هیئت مدیره را مدیریت کنید.

• همکاری با رئیس اجرایی و مدیر ارشد مالی برای اطمینان از اینکه گزارش های مالی مناسب به موقع در اختیار هیئت قرار می گیرد.
• بودجه سالانه را برای تصویب به هیئت مدیره ارائه دهید.
• حسابرسی سالانه را مرور کنید و به سؤالات اعضای هیئت مدیره در مورد حسابرسی پاسخ دهید (در صورت عدم وجود کمیته حسابرسی).

مسئولیت های نایب رئیس هیئت مدیره چیست؟

• در تمام جلسات هیئت مدیره شرکت کنید.
• در صورت وجود در کمیته اجرایی خدمت کنید.
• تکالیف ویژه را طبق درخواست رئیس هیئت مدیره انجام دهید.

• مسئولیت های صندلی هیئت مدیره را درک کنید و بتوانید این وظایف را در غیاب صندلی انجام دهید.
• به عنوان بخش مهمی از رهبری هیئت مدیره شرکت کنید.

آیا بین هیئت مدیره ، هیئت مدیره و هیئت امنای تفاوت وجود دارد؟

از نظر قانونی و در عمل ، همه این تعاریف همان بدنه حاکم یک غیرانتفاعی را توصیف می کنند. اصطلاح "متولی" در ابتدا به شخصی که وظیفه وفاداری را برای اعتماد خیریه یا بنیاد دارد ، ارجاع می داد. طبق سنت ، مؤسسات آموزش عالی نیز تمایل دارند از اعضای هیئت مدیره خود به عنوان معتمد مراجعه کنند.

اعضای هیئت مدیره چگونه انتخاب می شوند؟

اعضای هیئت مدیره جدید را می توان توسط اعضای فعلی هیئت مدیره انتخاب کرد. توسط اعضا ، فصل ها یا شرکت های وابسته ؛یا توسط سایر گروه های مرتبط مانند نهادهای مذهبی یا سازمان های دولتی. تا کنون ، متداول ترین روش در بین خیرین عمومی انتخابات همسالان است. اعضای هیئت مدیره می توانند همکاران و یا دیگران را دوباره به مقام هیئت انتخاب کنند. این نوع یک تخته خود را تحریک می کند. هیئت مدیره ای که اعضای خود را انتخاب می کند ، این مزیت را دارد که بر اساس مشخصات هیئت حاضر ، نیازهای خود را تعیین کند. این می تواند روی پویایی گروهی ، مهارت های مفقود شده یا نیاز به تنوع هنگام جستجوی اعضای جدید هیئت مدیره تمرکز کند. این فرایند به وضوح برای هیئت مدیره فعلی بسیار کارآمد است ، اما فرصتی برای جمع آوری گروهی از افراد متعهد که فرصتی برای تعریف اهداف متقابل خود داشته اند ، فراهم می کند.

ماتریس استخدام هیئت مدیره چیست؟

استخدام هیئت مدیره مؤثر از اصول تطبیق منابع موجود با نیازهای موجود پیروی می کند. چگونه یک هیئت مدیره می داند که به چه چیزی نیاز دارد؟ابتدا باید آنچه را که قبلاً دارد روشن کند. این متکی به یک ماتریس ترکیب استراتژیک صفحه است - ابزاری برای استخدام که به آن اجازه می دهد تا ترکیب هیئت حاضر را ترسیم کند. این نقشه مواد گمشده را نشان می دهد و به هیئت مدیره اجازه می دهد تا جستجوی خود را در جهت درست متمرکز کند.

یک ماتریس ترکیب هیئت مدیره هیئت مدیره را وادار می کند تا انواع خصوصیات ، ویژگی ها ، مهارت ها ، تخصص ها ، پیشینه ها و دیدگاه های مختلفی را که باعث ایجاد صفحه خوبی می شود ، بیان کند. پس از حساس شدن به این ویژگی ها و تأیید اینکه کدام یک از آنها در حال حاضر در آنجا هستند ، کمیته حاکمیت هیئت مدیره یک قدم نزدیک به پاسخگویی به نیازهای هیئت مدیره است.

آیا باید برنامه های عضو هیئت مدیره را برای جذب اعضای جدید هیئت مدیره ارسال کنیم؟

ارسال برنامه ها به طور غیرقانونی روشی عجیب و غریب برای یافتن اعضای خوب هیئت مدیره است. هیئت ها نباید از کاندیدایی که به عنوان اولین ارتباطات به نامه استخدام پاسخ مثبت می دهد ، بیش از حد هیجان زده شوند. قبل از دعوت از شخص برای خدمت در هیئت مدیره خود ، کشت جدی و به اشتراک گذاری اطلاعات لازم است. با این حال ، یک فرم درخواست می تواند به جمع آوری اطلاعات در مورد علایق ، پیشینه و مهارت های یک عضو هیئت مدیره آینده نگر که کمیته حاکمیت قبلاً با آنها ارتباط برقرار کرده و علاقه متقابل برقرار کرده است ، کمک کند.

اگر شخص علاقه مند با سازمان تماس بگیرد و از فرم درخواست برای پیوستن به هیئت مدیره درخواست کند ، این یک لحظه عالی برای شروع ارتباط جدی است. نهادهای مایل همیشه اعضای هیئت مدیره خوبی را ایجاد نمی کنند ، اما نباید علاقه واقعی را نادیده گرفت. در نهایت ، اگر نامزد و هیئت مدیره خود را در همان طول موج پیدا کنند ، زمان آن رسیده است که فرم درخواست را با یک نامه خوش آمد گویی گسترش دهیم.

چه اطلاعاتی را باید از اعضای هیئت مدیره فعلی و بالقوه جمع آوری کنیم؟

فرم های اطلاعاتی که برای جمع آوری داده ها در مورد اعضای هیئت مدیره فعلی و بالقوه خود استفاده می شود ، به شما امکان می دهد فعالیت های کشت خود را در جهت درست متمرکز کنید. این اطلاعات همچنین به شما امکان می دهد تا اعضای هیئت مدیره خود را به فعالیت هایی که مورد علاقه آنها هستند هدایت کنید و به بهترین شکل ممکن به نیازهای هیئت مدیره خدمت کنید. فرم شما می تواند اطلاعات مربوط به موضوعات زیر را جمع کند:

• نام ، آدرس ، اطلاعات تماس
• مهارت یا تخصص ویژه: جمع آوری کمک های مالی ، منابع انسانی ، امور مالی ، تجارت ، روابط عمومی ، فناوری ، حقوقی ، صنعت یا مأموریت خاص ، وکالت و غیره.
• سابقه ی حرفه ای
• سطح تحصیلات
• سایر وابستگی های حرفه ای
• سرویس هیئت مدیره دیگر
• سطح هدیه یا کمکهای احتمالی در نوع
• علایق یا سرگرمی های خاص

چه سؤالی را باید از اعضای هیئت مدیره بالقوه خود بپرسیم؟

هدف استخدام هیئت مدیره یافتن اعضای هیئت مدیره مایل ، قادر و متعهد است. از کجا می دانید که نامزد شخص مناسبی برای هیئت مدیره شما خواهد بود؟شما هرگز نمی توانید 100 درصد مطمئن باشید ، اما اگر سؤال مستقیم بپرسید می توانید بسیار نزدیک شوید. در اینجا چند نمونه از سؤالاتی که برای پرسیدن وجود دارد آورده شده است:

• چرا به سازمان ما علاقه دارید؟
• چرا علاقه مند به خدمت در هیئت مدیره هستید؟
• آیا خدمات قبلی هیئت مدیره ، رهبری یا تجربه داوطلبانه دارید؟آیا در حال حاضر در هر تخته ای خدمت می کنید؟
• چه نوع مهارت یا تخصصی را می توانید ارائه دهید؟سازمان چگونه از مشارکت شما سود خواهد برد؟به نظر شما چگونه می توانیم از تخصص شما استفاده کنیم؟
• انتظار دارید که ما برای شما چه کاری انجام دهیم تا تجربه شما رضایت بخش باشد؟
• چه نوع زمان و تعهد مالی را می توانید انجام دهید؟آیا حاضرید در کمیته ها و نیروهای وظیفه خدمت کنید؟آیا می توانیم انتظار داشته باشیم که مرتباً به جلسات هیئت مدیره بیایید؟آیا می توانید سهم شخصی داشته باشید؟

مزایای پیوستن به یک هیئت مدیره غیرانتفاعی چیست و قبل از پیوستن به چه چیزی باید بدانم؟

بیشتر افرادی که قبلاً در هیئت مدیره غیرانتفاعی خدمت می کنند ، نیازی به توجیهی برای عضویت در هیئت مدیره ندارند. آنها می دانند که چه کاری انجام می دهند و چرا می خواهند این کار را ادامه دهند. با این حال ، افراد دیگری نیز وجود دارند که برای پیوستن به یک هیئت مدیره بسیار خجالتی هستند یا به شخص دیگری احتیاج دارند تا به آنها بگوید که چرا این امر منطقی است.

در اینجا دلایلی وجود دارد که باعث می شود افراد به تابلوهای غیرانتفاعی بپیوندند:

• آنها می دانند که مهارت های آنها مورد نیاز است.
• غیرانتفاعی در حال بهبود است و از مشارکت آنها بهره مند می شود.
• امکان ایجاد تغییر در یک سازمان وجود دارد.
• آنها با انجام کار خوب احساس خوبی خواهند کرد.
• آنها از همکاری با افراد جالبی که علایق و ارزشهای یکسانی دارند ، لذت می برند.
• آنها می خواهند مهارت های جدیدی را بیاموزند.

• آنها از تلاش خود لذت می برند.
• آنها می خواهند به جامعه بازگردند.
• آنها دلیل جدیدی برای زندگی مؤثر پیدا کرده اند.
• آنها می خواهند تأثیر بگذارند.
• می تواند سرگرم کننده باشد.

در مورد آنچه باید بدانید ، خدمت به عنوان عضو هیئت مدیره یکی از چالش برانگیزترین و پاداش ترین تکالیف داوطلبانه است. در حالی که انتصاب یا انتخابات به هیئت مدیره افتخار است ، اعضای هیئت مدیره مسئولیت های مهم قانونی و وفاداری دارند که نیاز به تعهد زمان ، مهارت و منابع دارند. اعضای هیئت مدیره آینده نگر خودشان خدمات را انجام می دهند و نشان می دهند که با پرسیدن برخی از سؤالات اساسی قبل از پیوستن به هیئت مدیره سازمان ، در مورد تعهداتی که انجام می دهند جدی هستند. شما می توانید پاسخ های عضو هیئت مدیره را پیدا کنید که دعوت به عضویت را صادر می کند. مدیر اجرایی سازمان ؛رئیس هیئت مدیره ؛سایر اعضای هیئت مدیره ، فعلی و سابق ؛یا مواد نوشتاری

چگونه می توانیم اعضای هیئت مدیره را مطلع کنیم؟

حاکمیت خوب به تصمیم گیری روشنگری بستگی دارد. اعضای هیئت مدیره به نوبه خود باید در مورد وضعیت و نیازهای سازمان آگاهی داشته باشند در صورت تصمیم گیری صحیح که مأموریت خود را پیش می برند. اما تابلوها اغلب می گویند که اطلاعاتی که دریافت می کنند به جای تسهیل حاکمیت خوب و رهبری قوی ، مانع می شود. آنها اعتراض می کنند که آنها با مقادیر زیادی از اطلاعات بی ربط غرق شده اند ، که اطلاعات کافی دریافت نمی کنند ، یا اینکه خیلی دیر دریافت می کنند تا توجه جدی به آن داشته باشند. یک سیستم اطلاعات مؤثر در هیئت مدیره باید بر تصمیم گیری ، تحریک مشارکت و پشتیبانی از تعادل مناسب مسئولیت بین هیئت مدیره و کارمندان متمرکز شود.

انواع اطلاعات صفحه

مشاور مدیریت جان کارور سه نوع اطلاعات هیئت مدیره را توصیف می کند:

• اطلاعات تصمیم گیری برای تصمیم گیری ، مانند تعیین معیارهای انتخاب برای رئیس اجرایی استفاده می شود. به آینده نگاه می کند و برای اندازه گیری عملکرد طراحی نشده است.
• نظارت بر اطلاعات هیئت مدیره را قادر می سازد تا ارزیابی کند که آیا دستورالعمل های سیاست آن برآورده شده است یا خیر. به گذشته نگاه می کند و بررسی خاصی از عملکرد در برابر معیارها را ارائه می دهد. نمونه ای از بررسی سالانه برنامه استراتژیک یک سازمان است.
• اطلاعات حادثه ای برای اطلاعات کلی هیئت مدیره است و مربوط به اقدام هیئت مدیره نیست. گزارش های کمیته غالباً در این گروه قرار دارد.

اغلب اوقات ، اطلاعات هیئت مدیره در درجه اول اطلاعات اتفاقی است. اگرچه چنین مطالبی برای حفظ برداشت کلی از اداره سازمان مفید است ، اما معمولاً برای کمک به اعضای هیئت مدیره تصمیم گیری یا نظارت بر موفقیت سازمان در انجام مأموریت خود ، معمولاً خاص یا اساسی نیست.

ایجاد یک سیستم اطلاعاتی هیئت مدیره

ایجاد و نگهداری از سیستم اطلاعاتی هیئت مدیره مسئولیت مشترک رئیس هیئت مدیره ، اعضای هیئت مدیره ، رئیس اجرایی و کارمندان است که با هیئت کار می کنند. هیئت مدیره باید بحث کند

• چه اطلاعاتی برای انجام کار خود نیاز دارد
• چند بار این اطلاعات را می خواهد
• به چه شکلی به اطلاعات نیاز دارد

با توجه به این بازخورد هیئت مدیره ، کارکنان می توانند محتوا ، قالب و فرکانس اطلاعاتی را که در آن ارائه می دهد ، ایجاد کنند.

ویژگی های اطلاعات خوب صفحه

Barry S. Bader ، مشاور و نویسنده متخصص در مدیریت بیمارستان ، هفت دستورالعمل را برای تهیه اطلاعات مؤثر در هیئت مدیره مشخص می کند:

1. مختصر: آیا اطلاعات به سرعت یا به طور خلاصه ارتباط برقرار می شود؟
2. معنی دار: آیا اطلاعات ارائه شده در رابطه با یک عامل مهم ، مانند هدف تعیین شده توسط هیئت مدیره ، عملکرد گذشته یا داده های مقایسه ای؟
3. به موقع: آیا اطلاعات مربوط به دستور کار فعلی است؟

1. مربوط به مسئولیت ها: آیا این اطلاعات به هیئت مدیره یا کمیته هیئت مدیره کمک می کند تا مسئولیت های خود را انجام دهد؟
2. بهترین موجود: آیا اطلاعات بهترین شاخص موجود در مورد وضعیت یا شرایط توصیف شده است؟آیا می توان اطلاعات بهتری را ارائه داد؟
3. زمینه: آیا مشخص است که چرا این اطلاعات مهم است؟
4. ارائه گرافیکی: آیا می توان اطلاعات را به صورت گرافیکی بهتر از کلمات ارائه داد؟

مواد اولیه یک سیستم اطلاعاتی هیئت مدیره

هر هیئت مدیره باید دقیقاً برای خود تصمیم بگیرد که چه اطلاعاتی نیاز دارد. با این حال ، برای اکثر سازمان ها ، لیست چک زیر یک نقطه شروع است.

حداقل دو هفته قبل از هر جلسه هیئت مدیره:

• دستور جلسه
• اطلاعات مربوط به موضوعات برای بحث ، در صورت لزوم
• اطلاعات مالی
• گزارش های کمیته

حداقل دو هفته قبل از جلسه هیئت مدیره که در آن مورد بحث قرار می گیرد:

• بودجه سالانه
• گزارش حسابرسی
• برنامه استراتژیک

بعد از هر جلسه هیئت مدیره:

• دقایق
• یادآوری جلسه بعدی

• گزارش مالی
• مقالات قابل توجهی در مورد سازمان منتشر شده است

• گزارش مالی

به طور مرتب ، در صورت لزوم:

• یادداشت از مدیر اجرایی خلاصه فعالیت ها ، دستاوردها و نیازهای فعلی
• مطالب به روز شده برای دفترچه راهنما
• نسخه های قبلی از انتشارات ، بروشورها یا مطالب تبلیغاتی
• گزارش سالانه

چگونه باید یک هیئت مدیره غیرانتفاعی ساختار یافته باشد؟

هر هیئت مدیره مسئولیت اساسی برای مدیریت خود دارد-برای ایجاد یک ساختار ، سیاست ها و رویه هایی که از حاکمیت خوب پشتیبانی می کنند. اصطلاح "سازمان هیئت مدیره" شامل انواع مختلفی از وظایف ، مانند تهیه برنامه جلسات هیئت مدیره ، تا اقدامات با عواقب گسترده تر ، مانند تدوین سیاستی در مورد شرایط خدمات است. در زیر برخی از شایع ترین سؤالاتی که اعضای هیئت مدیره در مورد سازمان هیئت مدیره می پرسند:

چگونه می توانیم در سازمان مؤثر هیئت مدیره مشارکت کنیم؟

برای تعیین مرحله کار هیئت مدیره و کمیته کارآمد ،

• توضیحات شغلی کتبی را برای اعضای هیئت مدیره اختصاص دهید
• یک برنامه سالانه جلسات را تهیه کنید ، یک سال پیش تعیین شده
• مطالب اطلاعاتی شفاف و کامل ، از جمله برنامه ، برای همه اعضا دو تا سه هفته قبل از هر جلسه گردش کنید
• دقایق کامل و دقیق همه جلسات را حفظ کنید
• جلسات را مختصر و متمرکز نگه دارید. تحریک گسترده ترین مشارکت ممکن توسط اعضا
• از هر یک از اعضای هیئت مدیره بخواهید حداقل در یک کمیته هیئت مدیره یا کارگروه خدمت کند.(برای اعضای جدید ، تکلیف کمیته کافی است.)
• دستاوردها و مشارکت اعضا را از طرق مختلف در خبرنامه سازمان ، در جلسات ، در دقیقه ها تصدیق کنید

برای تشویق کمیته های عملکرد صاف ، این مراحل اضافی را دنبال کنید:

• اظهارات کتبی از مسئولیت های کمیته و کارگروه ، دستورالعمل ها و اهداف را تهیه کنید. این اسناد سازمانی باید هر یک تا دو سال بررسی شوند و در صورت لزوم تجدید نظر شوند.
• با توجه به پیشینه ، تخصص و برنامه هر عضو ، تکالیف کار را انجام دهید.
• وظایف را بین اعضا توزیع کنید تا همه شرکت کنند اما هیچ کس بیش از حد بار دیگر نیست.
• برای نظارت بر کار اعضای کمیته و اطمینان از انجام وظایف در برنامه ، یک سیستم چک و مانده ایجاد کنید.
• یک کارمند مناسب را برای همکاری با هر کمیته اختصاص دهید.

چند عضو هیئت مدیره باید داشته باشیم؟

ساختار و نیازهای سازمان از جمله عواملی است که اندازه هیئت مدیره را تعیین می کند. در نظر گرفتن اندازه هیئت مدیره ، این نکات را در خاطر داشته باشید:

• هر هیئت مدیره برای انجام مأموریت سازمان به طیف کافی از تخصص نیاز دارد.
• اگر یک هیئت مدیره خیلی کوچک باشد ، اعضای آن ممکن است بیش از حد کار و غیرمولد باشند.
• اگر یک هیئت مدیره خیلی بزرگ باشد ، ممکن است هر عضو فرصتی برای شرکت در فعالانه نداشته باشد.

مدت دوره عضو هیئت مدیره چه باید باشد؟

هیچ قانون سخت و سریع برای تعیین تصدی اعضای هیئت مدیره وجود ندارد. با این حال ، بسیاری از سازمان ها اعضا را به دو دوره متوالی محدود می کنند و ممکن است قبل از اینکه یک عضو هیئت مدیره مجدداً مورد استفاده مجدد قرار گیرد ، نیاز به وقفه یک سال داشته باشد. بسیاری از سازمان ها همچنین شرایط خدمات را به هم می زنند به طوری که هر یک یا یک سوم هیئت مدیره هر یک یا دو سال به مدت دو تا چهار سال انتخاب می شوند. چنین سیاست هایی باعث تجدید فعالیت نهادی می شود زیرا یک هیئت مدیره می تواند ضمن استقبال از دیدگاه تازه ای که اعضای جدید ارائه می دهند ، از تجربه اعضای هیئت مدیره جانباز سود ببرند.

هیئت ما چه کمیته هایی باید داشته باشد؟

بخش اعظم کارهایی که یک هیئت مدیره انجام می دهد از طریق کمیته ها و نیروهای کار خود انجام می شود. به استثنای کمیته اجرایی ، که به نمایندگی از هیئت عمل می کند ، کمیته ها اقدام به اقدام به هیئت مدیره کامل برای بحث و اقدام می کنند. بیشتر هیئت ها فقط به چند کمیته ایستاده نیاز دارند - بقیه کار را می توان با نیروهای کار ایجاد شده برای یک هدف خاص انجام داد.

کمیته های مشترک متداول عبارتند از:

• کمیته حاکمیت
• کمیته حسابرسی
• کمیته امور مالی
• کمیته اجرایی (در صورت لزوم)

چگونه اعضای کمیته باید انتخاب شوند؟

هر یک از اعضای هیئت مدیره باید حداقل در یکی از آنها خدمت کنند اما ترجیحاً بیش از دو کمیته یا نیروهای وظیفه ای ندارند. اعضا با مشورت کمیته حاکمیت و رئیس اجرایی توسط رئیس منصوب می شوند. اندازه کمیته به نیازهای هیئت مدیره و سازمان بستگی دارد و ارزیابی عقل سلیم از تعداد افراد برای انجام کار کمیته نیاز دارد.

تکالیف کمیته را بر اساس تجربه ، مهارت ، علایق و زمان موجود اعضای هیئت مدیره انجام دهید. هر عضو باید تعهد جدی برای شرکت در کار کمیته انجام دهد. اگر کمیته خیلی بزرگ باشد ، ممکن است گروه کوچکی از اعضای مسئولیت نامتناسب داشته باشند. اگر کمیته خیلی کوچک باشد ، ممکن است افراد کافی برای انجام کار وجود نداشته باشند. کمیته های هیئت مدیره ممکن است شامل افرادی شوند که عضو هیئت مدیره نیستند.

آیا مدیر ارشد کارمندان باید عضو هیئت مدیره باشد؟

برخی از افراد غیرانتفاعی تصمیم می گیرند که مدیر ارشد کارمندان عضو هیئت مدیره سابق هیئت مدیره ، گاهی اوقات رای گیری و گاه عدم رأی دهند. این تصمیم باید با دقت اتخاذ شود. برخی بر این باورند که عضویت در هیئت مدیره ایده خوبی است زیرا باعث افزایش موقعیت اقتدار اجرایی در سازمان می شود و مشارکت کاری بین هیئت مدیره و اجرایی را تقویت می کند. از طرف دیگر ، بسیاری احساس می کنند که عضویت در هیئت مدیره تمایز بین مسئولیت های هیئت مدیره و مسئولیت های اجرایی را محو می کند و ارزیابی عملکرد اجرایی را برای هیئت مدیره دشوار می کند.

BoardSource توصیه می کند که رئیس اجرایی عضو سابق هیئت مدیره هیئت مدیره باشد. با این حال ، وضعیت رسمی اجرایی هر چه باشد ، بینش وی در مورد عملکرد روزانه سازمان برای تصمیم گیری توسط هیئت مدیره ضروری است.

چه چیزی در دفترچه راهنمای هیئت مدیره می رود؟

پایه و اساس یک هیئت مدیره متعهد ، آگاه و مؤثر جهت گیری و آموزش است. به عنوان یک همراه اساسی در جهت گیری و آموزش ، هر سازمان باید یک دفترچه راهنمای کامل و آسان برای استفاده داشته باشد که اعضای هیئت مدیره می توانند در طول شرایط خود از آن استفاده کنند.

یک دفترچه راهنما در خدمت دو کارکرد است. برای عضو جدید هیئت مدیره ، این یک کتابچه راهنمای جهت گیری است که اطلاعات مفیدی در مورد سازمان ، ساختار و عملکرد هیئت مدیره و اعضای هیئت مدیره و کارمندان ارائه می دهد. برای تعادل سرویس هیئت مدیره عضو ، کتابچه راهنمای کاربر به یک ابزار کار ضروری و یک منبع اصلی در مورد سازمان و هیئت تبدیل می شود. برای ایجاد یک مرجع به روز ، می توان مواد را اضافه و حذف کرد. دفترچه راهنما توسط کارمندان با مشورت با رئیس هیئت مدیره و سایر افسران تهیه شده است.

امروز ، مؤثرترین راه برای به اشتراک گذاشتن دفترچه راهنما با کلیه اعضای هیئت مدیره ارسال آن در یک وب سایت یا اینترانت در دسترس عضو هیئت مدیره است. شامل یک فهرست از مطالب و بخش های به وضوح تقسیم شده و دارای برچسب است. در هر مورد قرار بگیرید و در صورت لزوم مواد را جایگزین کنید.

برای تهیه یک کتابچه راهنمای کاری که اعضای هیئت مدیره از آن استفاده می کنند و به آن اعتماد می کنند ،

• اعضای هیئت مدیره جدید را با اطلاعات بیش از حد تحت الشعاع قرار ندهید. هنگامی که چندین نمونه در دسترس است (به عنوان مثال ، کلیپ ها/پیوندها مطبوعات فعلی) ، فقط یک مورد را در بر می گیرد.
• هر مورد را مختصر نگه دارید. به عنوان مثال ، زندگی نامه دو بند از مدیر اجرایی از یک رزومه چهار صفحه ای ارجح است.
• در هنگام جهت گیری هیئت مدیره از کتاب به عنوان "کتاب درسی" استفاده کنید
• اعضای هیئت مدیره را ترغیب کنید تا در مورد مطالب بخوانند و سؤال کنند
• از اعضای هیئت مدیره بخواهید که سودمندی کتابچه راهنما را هر سال ارزیابی کنند
• مطالب یا قالب را بر اساس نظرات آنها تجدید نظر کنید

یک دفترچه راهنمای کامل هیئت مدیره می تواند شامل مواد زیر باشد.(به یاد داشته باشید که هر مورد را تا حد امکان مختصر نگه دارید.)

• اطلاعات هیئت مدیره
  • لیست اعضای هیئت مدیره و BIOS
  • شرایط اعضای هیئت مدیره
  • بیانیه مسئولیت های هیئت مدیره
  • کمیته و کارگروه کار و توضیحات
  • سیاست های مربوط به هیئت درگیری منافع ، پوشش بیمه و بازپرداخت هزینه های مسافرتی/جلسه
  • دقیقه از جلسات اخیر هیئت مدیره
  • تاریخچه کتبی مختصر و/یا برگه واقعیت
  • مقالات اختلاط
  • رویه
  • نامه تعیین IRS
  • لیست اعضای هیئت مدیره گذشته
  • مأموریت و بیانیه بینایی
  • چارچوب یا برنامه استراتژیک
  • برنامه عملیاتی سالانه فعلی
  • امور مالی و جمع آوری کمک های مالی
    • گزارش سالانه سال قبل
    • گزارش حسابرسی اخیر
    • بودجه سالانه فعلی
    • فرم 990
    • قطعنامه های بانکی
    • سیاست سرمایه گذاری
    • لیست اصلی سرمایه گذار فعلی
    • لیست کارکنان
    • چارت سازمانی
    • تقویم سالانه
    • اطلاعات وب سایت
    • مطالب تبلیغاتی (بروشور عضویت ، بروشور اطلاعات ، تبلیغات و غیره)